最近有很多朋友私信问我汇报的PPT该怎么做,觉得自己动手做PPT太麻烦了,我平时用得比较多的是一个叫Canva可画的网站/App,直接套用PPT模板就行,能极大地提升汇报工作的效率。* J+ d# Y- L+ B. ?
知乎营销平台这个平台上的模板颜值高,重点是大多数都是免费的,具体介绍放在文末了。
8 W( L% Q) c% b: T4 K# O#以下为正文
, O' Z8 w: D' K2 G- T, k先说结论,非常有必要,而且这是一个帮助你升职加薪的良性行为!4 b$ [: G @4 d) Y9 @& }" F
大多数人担心汇报招领导烦,是因为你没掌握正确的汇报姿势,这个后面会讲,这里先说一说为什么有必要。/ i& K$ V1 y, z' {* s
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汇报是一个增加收益,规避风险的行为。
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; e1 ^2 @. r" `3 e# T+ v先说收益,能增加领导面前的存在感。1 r1 ?. p1 b/ T" `/ C5 U
我刚参加工作的时候,所在的部门有80名员工,当时的职级是这样:大部门总监-大部门经理-分部门经理-高级主管-初级主管-资深专员-专员: ]6 \ W: u0 L8 M* @
我作为小专员跟总监隔了5个层级,他连我叫什么都不知道,但是跟我同一批入职的员工里的某位同事,他总能叫出他的名字。: H- {; ~( [4 e4 o3 X/ U1 h! P
我一度以为他们有什么PY关系,后来我询问那位同事,发现原因很简单,因为经常在总监面前刷脸。比如在电梯里遇上主动跟他攀谈,在篮球场上碰到“厚着脸皮”一起打球,就是比较会来事儿的那种。
: v" F( }1 o: w5 H+ ` h0 J- i汇报工作也是刷脸的重要方式。如果你不善言辞,不知道如何“讨好”领导,那么汇报工作绝对是最佳的刷脸方式(前提是正确的汇报技巧,后面会说),毕竟公司人那么多,只有不断强化在领导心目中的印象,才有机会脱颖而出。
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其次是获取帮助。6 i! ~4 c$ O0 x' ?6 h E
在职场中,你最大的资源其实就是你的领导,不要老抱有领导就是增加工作量、分派任务的想法。4 o% P. U7 u9 F6 Z1 E* o* a9 n
记住这句话:“领导是你最大的资源。”
4 y6 H# l5 @: k* i6 Y0 _4 J如果一项工作需要跨部门协作,但是你跟其他部门又不太熟,自己找别人吃了闭门羹,这时候怎么办?
% h/ c, H9 r( N; k. W O当然是找你的领导,让你的领导跟其他部门领导打个招呼呗。
+ S3 h& i; B6 l+ V6 l, Z( W, W, J这种事我遇到太多了,找财务文员,他们就说“我们经理没交代”;找人事,人事也会说“我们经理没交代”;找他们经理,经理说“让你的领导跟我说。”
( q3 n1 P' ^6 g; U* W7 B; u1 _( q这时候,是不是觉得领导好使了,能够帮你解决问题,而不是给你增加任务。
4 c7 f, L5 F4 l5 W而且,领导既然能做到领导,大部分情况下都有过人之处,领导的经验、思考方式,能在你遇到问题时给予一些建议与指导。* D) D) i/ Q5 _' _, u, `# E
此外,有些事情的决策权已经超过你的权限,这时候肯定要找领导帮助呀。
* Q* }9 m3 r9 }3 \! ~汇报工作的收益其实还挺多的,这里就不细讲了,下面说说规避的风险。
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减少工作的不可控性
( y) \! p* G/ `# M 当人们遇到的事情不在自己的掌控范围内,就会陷于无奈与绝望之中,产生非常强烈的焦虑情绪。
+ v2 A9 G2 O8 J% ?% m比如出门坐公交车,通过APP查看公交车的位置,结果临到车站眼睁睁看着公交车开走;比如跟朋友约好了下午6点吃饭,但对方却迟到了,你打电话询问得知20分钟后会到,结果25分钟过去了,朋友还没出现;又比如,跟同事协同工作,按进度他今天把手上的事情做完,你就可以开展你的工作,结果临近下班了才告诉你要过几天才能交付给你。
$ a6 Y2 _ j7 a1 }8 E; \8 | 以上这些情景,我想你或多或少都遇到过,在你身上发生这些事情的时候,你是不是感觉很焦虑,很烦躁呢?
- [ }" r' ?, [! g; p/ M在职场中,向领导汇报工作,就是为了减少这种不可控性。
8 v( x @' }) f" H- ]2 x& B一是让领导了解工作的进度,增加领导心理安全感,认为事情在自己的掌控之中;
' f: k0 T$ e# G/ R5 y二是让领导把关一下工作,确保进展在计划之内,防止在错误的道路上越走越远;/ C1 s: b$ S( R, b- }
三是发生意外的时候,提前告知领导,可以有时间做好应对风险的准备,否则等到事情完全失控,也要辞职走人了。
) D u" G, U" B% l因此,汇报工作非常有必要。+ ~8 D" ^) v) S( ~& o/ f
当然,如果你不知道怎么汇报工作,该汇报什么内容,什么时候该汇报,那领导真的会嫌你烦。
# W6 d) X# u) Q+ V; F9 L7 L! V4 M那么下面,就来说一说,该如何汇报工作。
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如何向领导进行工作汇报" w( @# a9 _) D% ~: {: p" U
" ?/ P% [. K" g# e( X' y汇报工作之前,你需要思考这3个问题:
- k. j5 w3 N2 F& R6 q3 N1.什么事情需要汇报?
; n( i! E8 N: W; C% r5 i c2.汇报的内容是什么?
9 m6 s( _# X. J! J8 M0 r3.什么时间汇报合适?, T7 A& R- g0 V( l5 i5 u
当你思考完这三个问题,其实你就做好汇报工作的准备了。
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Q% X- t+ S' P2 F% D7 ]9 p/ g/ W什么事情该汇报?# y9 X' e9 N; L1 f/ q
我大学在酒店实习的时候,有个送餐部的同事,每出一个餐都要跟经理汇报一下,后来没到两周,他就被调离送餐部了,因为经理不堪其扰,这就是“不懂工作汇报”的典型。$ U1 F6 @' W B$ f* o& s8 H
在工作中如果事无巨细都要向领导汇报,不仅在领导心目中留下“没主见、不机灵”的印象,甚至领导看到你就烦,想方设法把你弄走。
+ ~7 h& f' ^) Z% r* C2 C; S所以啊,不是所有的事情都需要汇报。; p. E. ]0 P" o1 C
我认为在职场中,遇到以下四种情况需要汇报:
* F3 F9 b) e% V& q% Y3 v一、工作计划开展前,需要跟领导请示一下,这个计划是不是可行,预计收益是否达到领导的要求;
* F- l. r& J6 Z, }7 }0 z8 F' ^二、工作计划进行时,需要跟领导同步一下,避免计划偏离,不要让领导失控,要让领导放心、安心;! {; j O3 q; n$ I6 ~6 C O! O
三、工作计划完成时,需要跟领导总结一下,“邀一邀”功劳,让领导知道事情完成了,不论结果是好是坏,他都心里有数;5 i5 m! E9 H( b3 r( V# `4 q/ `5 v+ M) i
四、工作权限超出自己范围时,需要让领导来做个决策,比如你们部门要采购一些物品,涉及到钱的事情一般都需要上级领导审批,先问问领导的意见。. {) A# m( s8 @; q9 \: U! D3 J
在平常工作时,一些比较常规的事务性工作,就不需要时时刻刻汇报了,除非特殊情况。
1 j* m" r: U! T4 {8 i4 t" j比如我以前的那位送餐同事,给酒店里的客人送个餐就属于日常事务,没必要每出一次餐就汇报一次,这属于自己权限职责内的事(如果是特殊的VIP客户,比如集团的老总、业主公司的董事,这时候就需要另行汇报。)
, c/ t, n! o- J: U2 K y6 @% y9 ~7 x如果你已经考虑完了第一个问题,认为这件事需要向领导汇报,你就要开始思考第二个问题——汇报什么内容。( i$ e2 I4 R4 x2 @/ s0 F6 m% j
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有价值的内容才值得汇报9 D3 |# _' {. C
职场沟通讲究的是有效信息传递,尤其是向上管理。
\% r4 X4 s6 n跟领导汇报工作不是为了闲聊,也不是打发时间,而是交流工作。因此内容的价值,不得不考虑,不然就容易被领导批评“讲重点!”) ]) y/ v5 O% ~1 C
汇报工作讲重点,不仅仅不耽搁领导的时间,更重要的是,学会归纳总结的能力,抓住事情的本质问题,这样才能逐步提升自己的工作能力。# `( U \9 f( g8 p
那么哪些内容是有价值的内容呢?
1 @* f, w! Q* w$ h/ i5 v! w我认为要抓住以下4个关键:
( U: `; q0 F" q3 x8 Q6 R一、工作中的问题& R/ X) ^" X5 ^: ~
什么是问题?预计目标与现实之间的差异就是问题,超出你能力边界的事情就是问题。5 O: G$ T* D/ c" }, M
自己不知道怎么办?找有能力解决的人帮忙,其中就包括了请教你的领导。+ B$ p0 W9 u5 _1 i! Z
领导的经验能力或者他思考问题的角度,或多或少都能给你提供一些支持与指导。当你在处理工作时,遇到了问题,把问题界定清楚,然后向领导汇报(自己能百度的问题就不要问了...)
+ `( ^1 B6 S$ W2 b" z/ d0 j& e二、工作建议
( o1 `' W7 E' C9 @# x& \在工作中会发现一些不合理的事项,如果你认为应该改进,并且有改进方法,这类建议值得向领导汇报,能够给领导留下你是一个热爱工作、善于思考的人。
, y8 V: B5 z/ U" A! l; H/ t* f当然,不要做那种“我不懂,我不做,我懒得思考,但是我希望领导懂,领导叫人做,领导提供方法”的员工,那样离卷铺走人也不远了,即便你改进的建议不算特别好,但是总比没有来得强。
: J# w' u9 e" L! K有些问题,领导不是不知道它的不合理,可能一时半会儿也没有对策,或者没人去执行,你发现了不合理并不代表你很优秀,发现不合理并且提出合理措施才值得嘉奖。
7 J- P+ k8 r, _: B2 }; |7 T三、工作进度
3 R: s+ p% t/ E如果领导交待给你一项工作,不论这件事做得好与不好,都应该向领导同步一下工作进度,一是告诉他“这件事我正在跟进”,二是防止工作出了问题。; W/ J, N# Z/ \
我刚参加工作的时候,属于闷头苦干的那种。有次领导让我一周内做好一份演示(PPT),一心想证明能力的我,埋头苦干了6天,提前一天交付给领导,结果不论是风格还是内容,他都很失望。2 m* c2 B+ @5 S
从那以后,再也没叫我做过PPT了。
' @. d! S7 w& C: k$ }& f你看,如果不及时跟领导同步工作进度,那很可能一件事就在错误的道路上越走越远。
7 Z( X- P. @5 P1 f0 L四、工作总结( C8 `: Q6 s6 ]1 V& O' G5 L
有些公司会要求员工写日报、周报,其实就是告诉领导自己的工作结果。一方面能复盘自己的工作,另一方面是告诉领导自己的工作价值。
% G8 g8 {$ W+ V4 l; D3 U- {* A如果可以的话,不止说结果,还可以谈一谈你发现的问题,你的改进措施...
1 o% I3 W% I9 F这四个关键点都是属于有价值的内容,值得向领导汇报,你可以一次汇报多个关键事项,也可以一次汇报一个关键事项。
0 v+ t$ S3 N- Z {( e. s下面,简单聊一聊什么时间点适合向领导汇报。
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汇报工作的最佳时间* J3 Z' W6 X) m. V2 C( _- i' c
有些人会告诉你每天早上向领导汇报合适,因为领导们会开早会;$ i/ K6 s: a- }' W& D/ L
有些人会说,领导开完例会后看情况汇报,万一领导脸色不好,就不要去汇报工作,免得被批评;
, k" K9 h" u. L# A* i还有人说,有事情第一时间跟领导汇报,让领导做决策;6 B- S( j: ^# S- V6 E) _! n X
这些说法其实都没错,但不完全准确,因为不是所有的事项都通用。) S& J7 q6 {% a! c+ |
实际上,判断汇报工作的最佳时间,可以根据事项的重要紧急程度来决定。
; T! K8 ^9 Y. B# Z5 e时间管理中有个著名的“四象限法则”非常适用于工作汇报。% e1 W! c* {4 w; _6 |5 n
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工作汇报的价值,即四象限中的重要性,重要的事情要向领导汇报,不重要的事情可以考虑不汇报;
1 f, ^1 ]( \% k' z工作汇报的时间,即四象限中的紧急程度,非常紧急的事情需要第一时间汇报,不紧急的事情可以先缓一缓。
2 b+ i; J2 G( |因此,我们可以采用不同的应对措施:
: l% ]" {# x2 f1 N( R" d重要且紧急的事项:超出权限范围的;突发性的事件;特殊情况存在的潜在风险;等等,这些事情重要且紧急,应该第一时间跟领导汇报。重要不紧急的事项:如工作事项的总结;工作问题的探讨;工作优化的建议;等等,都属于重要但不是那么紧急的事情,而且汇报时间可能会比较的长,建议跟领导约定一个时间,然后慢慢汇报。
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- H0 J( Z, R( T! O4 F7 I" P具体汇报形式怎么选?' n4 p7 o, t# Z8 }1 [. O% _0 _8 N
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不过,目前一个很大的误区就是,很多人以为的工作汇报就是口头说说,或者整理成一份word文档发给领导。
1 D) H. {4 o" S) `4 Q4 \但其实,口头汇报很容易忽略数据和细节,也很容易被遗忘;长篇的文档则很容易重点不明,让人没有耐心看完。 " r5 E2 f3 q* J- d8 T# g- N8 P9 U8 n C+ U
实际上,同样的汇报,做成ppt会比其他形式得到更有效的回应。 9 C9 g. c4 t; p ^5 {! W- [
就像常见的年终总结那样,之所以做成PPT也是为了更简单明了地传达有价值的信息,同时还能用配图和表格来进一步说明情况。- L4 E: l. ?$ [6 u
有些人可能觉得PPT很难做,其实不然。一般的工作汇报ppt不需要像年终总结那样复杂,只要找到合适的模板,再修改内容即可。
3 G( y2 ]: I+ z( U) N这里推荐一个我自己常用的ppt模板平台,叫做Canva可画。$ q( f+ u: z7 F3 c; i9 U2 l
知乎营销平台这个平台上有5600多套PPT模板,从金融业到广告业,从国企到外企,从年终总结到小组汇报...不论是什么场景、什么行业的模板,都能在这个网站上找到。; w; B" a _7 U0 I9 S, T- M1 P3 n+ k& U
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除此之外,还有一些icon图标、数据图表之类的,操作起来很方便。
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. ?+ x1 ~/ T v; [对我来说最实用的功能其实是导出多种文件格式这点,不管是pptx、pdf还是线上链接都可以,有效避免了文件丢失和乱码,领导想直接批注也可以。
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有了工具的加持,做出优质的汇报PPT自然不在话下。
7 ]# X. ^6 U) r5 T5 j# R' P, q写在最后
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以上,就是关于如何汇报工作的的建议与参考经验啦,希望对你有所帮助。/ {4 u) V' O0 N% B" e0 l
我记得刚步入职场,向领导汇报工作时,经常被领导批评“没重点”;后来几次升职跟跳槽后,也有员工向我汇报工作,我最常跟他们说的也是“讲重点”。/ {( Q8 h( e1 q6 J. p' q
其中原因是一方面,没弄清楚“事情的重要性”;另一方面就是表达没有抓住“事情的重点”。6 c2 }0 U& ~- N1 m. n/ O
事情的重要性可以参考上面“什么时候需要汇报”“汇报什么内容”,我想应该能解决这个问题。
5 {& q/ ~+ b2 b4 E而事情的重点,则是汇报的话术,也就是表达结构。" v) Y4 b2 {: f5 R7 I% R
简单的说一下,表达结构可以采用“总-分”结构,如下依次说明:+ b" ]; k& _0 y: I) o5 C4 x
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这里就不详细写下去了,具体可以看我的另外一个回答:3 K: [8 R( G; ~0 b& ]
我想练习表达能力,应该从那方面开始?如果你有其他看法、建议,欢迎留言交流。
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