最近有很多朋友私信问我汇报的PPT该怎么做,觉得自己动手做PPT太麻烦了,我平时用得比较多的是一个叫Canva可画的网站/App,直接套用PPT模板就行,能极大地提升汇报工作的效率。
5 F3 m( R5 n O6 y c3 q% Z% |知乎营销平台这个平台上的模板颜值高,重点是大多数都是免费的,具体介绍放在文末了。/ F; h) y0 e# k2 v: X
#以下为正文7 c- `/ M7 v4 n- T$ t+ M
先说结论,非常有必要,而且这是一个帮助你升职加薪的良性行为!
; e; P B0 d1 y5 ]. [9 ^# Y大多数人担心汇报招领导烦,是因为你没掌握正确的汇报姿势,这个后面会讲,这里先说一说为什么有必要。
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% W9 w9 O! V! }* S. [汇报是一个增加收益,规避风险的行为。+ [7 ~' B0 }& x7 d! I/ D
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先说收益,能增加领导面前的存在感。% X8 c7 E, k& K* q0 ~3 W% \
我刚参加工作的时候,所在的部门有80名员工,当时的职级是这样:大部门总监-大部门经理-分部门经理-高级主管-初级主管-资深专员-专员2 L% Y; r2 ~! H
我作为小专员跟总监隔了5个层级,他连我叫什么都不知道,但是跟我同一批入职的员工里的某位同事,他总能叫出他的名字。5 ]. e5 q. {5 g9 w
我一度以为他们有什么PY关系,后来我询问那位同事,发现原因很简单,因为经常在总监面前刷脸。比如在电梯里遇上主动跟他攀谈,在篮球场上碰到“厚着脸皮”一起打球,就是比较会来事儿的那种。
9 N! m( k6 s l汇报工作也是刷脸的重要方式。如果你不善言辞,不知道如何“讨好”领导,那么汇报工作绝对是最佳的刷脸方式(前提是正确的汇报技巧,后面会说),毕竟公司人那么多,只有不断强化在领导心目中的印象,才有机会脱颖而出。1 ]/ R6 @' _: M1 p& |
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其次是获取帮助。
~. W9 S& z0 v) l( q( s m 在职场中,你最大的资源其实就是你的领导,不要老抱有领导就是增加工作量、分派任务的想法。
& h0 ^- ]" A9 N. ^& _. k记住这句话:“领导是你最大的资源。”
0 {% L6 C; t7 n6 |7 I, q如果一项工作需要跨部门协作,但是你跟其他部门又不太熟,自己找别人吃了闭门羹,这时候怎么办?
1 c' M5 n: }/ R( E- A0 P7 I& B当然是找你的领导,让你的领导跟其他部门领导打个招呼呗。
# J) K" V% I! ?0 H" w, `这种事我遇到太多了,找财务文员,他们就说“我们经理没交代”;找人事,人事也会说“我们经理没交代”;找他们经理,经理说“让你的领导跟我说。”
+ y: q+ d" d ?2 R) H6 G! X7 ]这时候,是不是觉得领导好使了,能够帮你解决问题,而不是给你增加任务。
9 b8 w4 e5 r& w% [- f而且,领导既然能做到领导,大部分情况下都有过人之处,领导的经验、思考方式,能在你遇到问题时给予一些建议与指导。
1 |' }$ u" x8 M5 D1 N+ m此外,有些事情的决策权已经超过你的权限,这时候肯定要找领导帮助呀。! o5 s. r7 ^) @. z- _6 s2 ?5 A& R. R
汇报工作的收益其实还挺多的,这里就不细讲了,下面说说规避的风险。
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减少工作的不可控性
1 H, {$ e2 K4 l) Y$ J* I e( c 当人们遇到的事情不在自己的掌控范围内,就会陷于无奈与绝望之中,产生非常强烈的焦虑情绪。
4 R/ s1 z* R q4 A+ A) V! d( j比如出门坐公交车,通过APP查看公交车的位置,结果临到车站眼睁睁看着公交车开走;比如跟朋友约好了下午6点吃饭,但对方却迟到了,你打电话询问得知20分钟后会到,结果25分钟过去了,朋友还没出现;又比如,跟同事协同工作,按进度他今天把手上的事情做完,你就可以开展你的工作,结果临近下班了才告诉你要过几天才能交付给你。
9 ?8 R2 J9 c% M# r3 n+ C5 j 以上这些情景,我想你或多或少都遇到过,在你身上发生这些事情的时候,你是不是感觉很焦虑,很烦躁呢?
/ u1 R( I8 V4 n1 L' E, f在职场中,向领导汇报工作,就是为了减少这种不可控性。* |% V$ W9 Y0 N" z" v
一是让领导了解工作的进度,增加领导心理安全感,认为事情在自己的掌控之中;
+ X3 u, D7 K4 l7 V* f) e/ F二是让领导把关一下工作,确保进展在计划之内,防止在错误的道路上越走越远;3 }' {5 K: K( Y
三是发生意外的时候,提前告知领导,可以有时间做好应对风险的准备,否则等到事情完全失控,也要辞职走人了。; p) d, k5 v4 `( V( U9 B
因此,汇报工作非常有必要。7 ]6 \9 p( q9 p1 T3 v& e" b
当然,如果你不知道怎么汇报工作,该汇报什么内容,什么时候该汇报,那领导真的会嫌你烦。
! a2 f0 K1 W' ^+ h, a, [9 F那么下面,就来说一说,该如何汇报工作。1 u0 _0 u7 B; t( ^. ^* B7 x
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如何向领导进行工作汇报
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汇报工作之前,你需要思考这3个问题:3 g I3 [' _6 c, R- i6 H7 z/ Q
1.什么事情需要汇报?% H, V! l' p2 V0 W. \: N7 h
2.汇报的内容是什么?
6 _# O9 _, ?& F5 P! {1 M3.什么时间汇报合适?6 ]3 W; O+ c& d4 ^) R) q5 X7 S9 f# V
当你思考完这三个问题,其实你就做好汇报工作的准备了。6 B e! C) i/ g* B+ a
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什么事情该汇报?
; ]8 Z+ [ z5 J( b& X/ D 我大学在酒店实习的时候,有个送餐部的同事,每出一个餐都要跟经理汇报一下,后来没到两周,他就被调离送餐部了,因为经理不堪其扰,这就是“不懂工作汇报”的典型。
# Z; J, K8 ~2 I2 c: T. n; M在工作中如果事无巨细都要向领导汇报,不仅在领导心目中留下“没主见、不机灵”的印象,甚至领导看到你就烦,想方设法把你弄走。2 |4 y- P! b1 `+ j* \0 I' E
所以啊,不是所有的事情都需要汇报。4 |. J. V4 H7 ^) d" O0 |
我认为在职场中,遇到以下四种情况需要汇报:9 l a9 r1 m F- L" s/ P
一、工作计划开展前,需要跟领导请示一下,这个计划是不是可行,预计收益是否达到领导的要求;
X% p! S4 V4 k! p' U" p! {5 s二、工作计划进行时,需要跟领导同步一下,避免计划偏离,不要让领导失控,要让领导放心、安心;
! N0 U/ q/ b0 ]- o1 |三、工作计划完成时,需要跟领导总结一下,“邀一邀”功劳,让领导知道事情完成了,不论结果是好是坏,他都心里有数;- j4 H% W8 b8 `& H; w$ N5 x
四、工作权限超出自己范围时,需要让领导来做个决策,比如你们部门要采购一些物品,涉及到钱的事情一般都需要上级领导审批,先问问领导的意见。
3 o# |- D8 {5 S0 Q- t在平常工作时,一些比较常规的事务性工作,就不需要时时刻刻汇报了,除非特殊情况。/ T0 I, @, f. m4 o+ M
比如我以前的那位送餐同事,给酒店里的客人送个餐就属于日常事务,没必要每出一次餐就汇报一次,这属于自己权限职责内的事(如果是特殊的VIP客户,比如集团的老总、业主公司的董事,这时候就需要另行汇报。)
6 ]5 ^; z" p% c如果你已经考虑完了第一个问题,认为这件事需要向领导汇报,你就要开始思考第二个问题——汇报什么内容。. Y! v i) H. K
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有价值的内容才值得汇报
9 |# l( f5 c3 e2 Z. m+ z/ r+ y 职场沟通讲究的是有效信息传递,尤其是向上管理。
! K2 Z: q# f# g$ a+ x& u W4 e O跟领导汇报工作不是为了闲聊,也不是打发时间,而是交流工作。因此内容的价值,不得不考虑,不然就容易被领导批评“讲重点!”7 _* ]& m& _! z# l
汇报工作讲重点,不仅仅不耽搁领导的时间,更重要的是,学会归纳总结的能力,抓住事情的本质问题,这样才能逐步提升自己的工作能力。
: g! y6 z" w2 i) U) n: W/ p& n那么哪些内容是有价值的内容呢?" Z5 ]: d0 y# u5 ~2 }
我认为要抓住以下4个关键:0 |: @5 g6 |% t& c% ]
一、工作中的问题9 a# o. `7 i- E* M! J. ]% R
什么是问题?预计目标与现实之间的差异就是问题,超出你能力边界的事情就是问题。
% A3 |0 B' Z+ H6 x* Z: X6 I自己不知道怎么办?找有能力解决的人帮忙,其中就包括了请教你的领导。
% G$ G0 e" m: {$ K9 x领导的经验能力或者他思考问题的角度,或多或少都能给你提供一些支持与指导。当你在处理工作时,遇到了问题,把问题界定清楚,然后向领导汇报(自己能百度的问题就不要问了...)7 q: X7 U+ I# H) p
二、工作建议
' t Z0 X% m" N在工作中会发现一些不合理的事项,如果你认为应该改进,并且有改进方法,这类建议值得向领导汇报,能够给领导留下你是一个热爱工作、善于思考的人。% N( f' F1 l' E
当然,不要做那种“我不懂,我不做,我懒得思考,但是我希望领导懂,领导叫人做,领导提供方法”的员工,那样离卷铺走人也不远了,即便你改进的建议不算特别好,但是总比没有来得强。# f/ s7 y# f* Q9 S5 M6 ^
有些问题,领导不是不知道它的不合理,可能一时半会儿也没有对策,或者没人去执行,你发现了不合理并不代表你很优秀,发现不合理并且提出合理措施才值得嘉奖。! }9 G# V# F6 {3 E4 E
三、工作进度
$ g* V% M* b+ u Z% w- u如果领导交待给你一项工作,不论这件事做得好与不好,都应该向领导同步一下工作进度,一是告诉他“这件事我正在跟进”,二是防止工作出了问题。
! m8 T6 G. W4 d我刚参加工作的时候,属于闷头苦干的那种。有次领导让我一周内做好一份演示(PPT),一心想证明能力的我,埋头苦干了6天,提前一天交付给领导,结果不论是风格还是内容,他都很失望。
; ~) x0 [6 l/ A# w从那以后,再也没叫我做过PPT了。% F7 S, | _7 Z& r# l
你看,如果不及时跟领导同步工作进度,那很可能一件事就在错误的道路上越走越远。4 f# Z* i. d) u; L* x8 j* x
四、工作总结
, e" S& J1 W! ^* q3 k有些公司会要求员工写日报、周报,其实就是告诉领导自己的工作结果。一方面能复盘自己的工作,另一方面是告诉领导自己的工作价值。
; |+ s+ r; e; }2 v/ p8 q4 U; f' F如果可以的话,不止说结果,还可以谈一谈你发现的问题,你的改进措施... b& d! O6 n( q- |/ O* m: K- x
这四个关键点都是属于有价值的内容,值得向领导汇报,你可以一次汇报多个关键事项,也可以一次汇报一个关键事项。
) @, j b& N/ o! d9 F. @下面,简单聊一聊什么时间点适合向领导汇报。
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汇报工作的最佳时间
% Q1 d( S/ W: N `3 c% a 有些人会告诉你每天早上向领导汇报合适,因为领导们会开早会;/ Q' z, K' I% [ z8 s1 X+ S9 A3 x9 u
有些人会说,领导开完例会后看情况汇报,万一领导脸色不好,就不要去汇报工作,免得被批评;; p# t @0 X" m6 w
还有人说,有事情第一时间跟领导汇报,让领导做决策;
5 T9 ]4 ?0 o/ k! P, b$ |- w, E; G这些说法其实都没错,但不完全准确,因为不是所有的事项都通用。
$ H# U# F! _3 h3 r实际上,判断汇报工作的最佳时间,可以根据事项的重要紧急程度来决定。5 o4 `# h D4 M7 a2 u
时间管理中有个著名的“四象限法则”非常适用于工作汇报。
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) m0 ?- {3 g2 o' l1 y" @% ^: |工作汇报的价值,即四象限中的重要性,重要的事情要向领导汇报,不重要的事情可以考虑不汇报;* `+ |+ d( }+ f) P
工作汇报的时间,即四象限中的紧急程度,非常紧急的事情需要第一时间汇报,不紧急的事情可以先缓一缓。
[# f! \' c% f$ z" e" _因此,我们可以采用不同的应对措施:
, ]8 U( l& y% A& O P3 t! y重要且紧急的事项:超出权限范围的;突发性的事件;特殊情况存在的潜在风险;等等,这些事情重要且紧急,应该第一时间跟领导汇报。重要不紧急的事项:如工作事项的总结;工作问题的探讨;工作优化的建议;等等,都属于重要但不是那么紧急的事情,而且汇报时间可能会比较的长,建议跟领导约定一个时间,然后慢慢汇报。; \1 Y- A+ o5 ^- D
) B' T! r7 Y7 J: Q具体汇报形式怎么选?
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不过,目前一个很大的误区就是,很多人以为的工作汇报就是口头说说,或者整理成一份word文档发给领导。
$ M- {! p) O) V% Q1 X; w' v6 D但其实,口头汇报很容易忽略数据和细节,也很容易被遗忘;长篇的文档则很容易重点不明,让人没有耐心看完。 Y, h+ p! Y1 c9 ~$ s L
实际上,同样的汇报,做成ppt会比其他形式得到更有效的回应。 A/ f* |9 k4 X: g9 a
就像常见的年终总结那样,之所以做成PPT也是为了更简单明了地传达有价值的信息,同时还能用配图和表格来进一步说明情况。# W: M3 @/ ]% @8 W \! ]
有些人可能觉得PPT很难做,其实不然。一般的工作汇报ppt不需要像年终总结那样复杂,只要找到合适的模板,再修改内容即可。3 Z- y% R4 Z) N: m5 W! `
这里推荐一个我自己常用的ppt模板平台,叫做Canva可画。
5 T3 k# a0 Y* v8 s4 R知乎营销平台这个平台上有5600多套PPT模板,从金融业到广告业,从国企到外企,从年终总结到小组汇报...不论是什么场景、什么行业的模板,都能在这个网站上找到。
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除此之外,还有一些icon图标、数据图表之类的,操作起来很方便。3 L$ o4 T+ d5 j S
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0 b& y& E4 O/ ?1 l; Z- ?4 f对我来说最实用的功能其实是导出多种文件格式这点,不管是pptx、pdf还是线上链接都可以,有效避免了文件丢失和乱码,领导想直接批注也可以。- {5 i$ h9 v/ q, ?# ]4 b
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有了工具的加持,做出优质的汇报PPT自然不在话下。6 v( k# \$ B# I/ p2 Q
写在最后 p3 [5 u4 E9 ?5 e5 t k
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以上,就是关于如何汇报工作的的建议与参考经验啦,希望对你有所帮助。
4 @0 f' S6 R- z4 _ `# q我记得刚步入职场,向领导汇报工作时,经常被领导批评“没重点”;后来几次升职跟跳槽后,也有员工向我汇报工作,我最常跟他们说的也是“讲重点”。8 h' P5 u$ W- m/ U
其中原因是一方面,没弄清楚“事情的重要性”;另一方面就是表达没有抓住“事情的重点”。( ~1 r5 x& t3 W( `" X
事情的重要性可以参考上面“什么时候需要汇报”“汇报什么内容”,我想应该能解决这个问题。
2 U& T2 X B4 c* D& |而事情的重点,则是汇报的话术,也就是表达结构。( u& N, S* n3 r7 X0 w1 b/ F
简单的说一下,表达结构可以采用“总-分”结构,如下依次说明:
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- i- n, |3 D( B; H: U* y2 l9 L这里就不详细写下去了,具体可以看我的另外一个回答:* u) E% M0 g9 ]7 [" v5 Y$ l* e
我想练习表达能力,应该从那方面开始?如果你有其他看法、建议,欢迎留言交流。& ~* B" ]& K5 l% a0 A( {% B
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和别人说话时不自信怎么办?
. J/ O' v% H+ `- @0 C+ }不想学习的时候,怎么逼自己学习?" r% z8 `0 C5 j- R6 D* N2 Q
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