我直接说方法论吧,是我个人的一些工作经验,可以参考一下。
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这种情况背后其实反映出了两大问题:
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8 w0 o) {, P# p& Y# M9 X( b- 不懂汇报:干了 80 分的活,结果只展示了 30 分甚至更低。
' H0 ~$ g0 P% \+ t& j0 W( Z2 M - 不懂拒绝:被持续安排了很多任务,但领导不知道这情况。
) i; }8 d, V1 `+ i# O 怎么办呢?先抛结论:学会汇报(向上反馈) +划分任务优先级。! E+ K" b+ r F2 d2 I* I; Y
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<hr/>01 学会汇报(向上反馈)* O4 c U. H# \* R# }7 n; l
9 V3 a ?3 A1 p你心中有一团熊熊燃烧的火,就不要让路过的人只看到烟,雷锋做了好事还写日记呢,你为什么不把自己做的工作记下来,然后广而告之出去?
# b: r i, D% q汇报工作要讲技巧* u5 A2 z+ Q" A% f. h+ X
' v5 ^( Z9 a; G! F& t7 Y具体的技巧可从以下3个方面来说:
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- 汇报时机的把握$ ]; v2 l- v- g8 L3 N% k! j
- 汇报内容的选取
% D5 U/ h, r4 ]8 G9 e: a - 汇报方法的掌握2 s0 n( F/ U5 {( o7 `
1.汇报时机的把握
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1%、50%和100%,这三个时机,通常是领导最想听汇报的时候。% [0 Q3 ?, k; y; u4 H% H( a/ d9 i
1%法则:任务刚开始,这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误,避免出现“工作一开始方向就不对,所有的执行都是白忙活”的情况。
0 x6 j0 a* ]" P# v3 e- q& S: g50%法则:任务进行到一半,主动去给领导汇报,让领导时刻保持心中有数,对工作情况处于放心状态。
/ f- J8 i' w3 z" z" M8 u100%法则:任务完成,工作汇报必不可少。即使是很小一件事情,都应该件件有回应、事事有着落。$ @0 p8 l4 W# Q2 e
特殊情况的汇报:如若进展不顺利,需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决,将问题搁置化,耽误工作进度。 2.汇报内容的选取
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* H' t: `8 `8 A/ G汇报工作不等于汇报“过程”,你不需要把所有的事情全都说一遍,证明你很忙,挑重要的讲:
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- 工作进度7 M4 ]8 Y& }& n8 s$ H
- 工作需求' i# [( \" P( q; d. b
- 工作中遇到的瓶颈
# _+ D* f. v y% |) { - 对于目前工作产生的新的建议想法. s8 P4 W+ [: I5 Y$ c8 l1 {+ _/ a
- 工作业绩
/ R' M$ H* L1 g* [# w 工作进度:关于xx工作,目前我们的工作进度是____,已完成____,还未完成____,计划在____(日期)之前完成,您看可以吗?
- V: r; X, t* h; S8 P! w工作需求:关于xx工作,目前我需要____,您看能不能帮我协调?0 R3 t* B% o$ k# [ k
工作中遇到的瓶颈:关于xx工作,目前出现了一些意外情况,这个情况是____,我能想到的解决方案有____,您看怎么解决?
+ h7 f t p; h" P对于目前工作产生的新的建议想法:我对____方面,有了一些想法,产生这个想法的原因是____,我的想法是____,能够起到的作用是____,您看怎么样?
. V8 A' b$ F! E7 ]工作业绩:这个月的业绩目标是____,完成了____,离目标还有____,没有完成是因为____,这个问题以后将____这样解决。您看行不行?
3 `+ W# U% ^1 o6 {' X; w; ^3.汇报方法的掌握
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职场人害怕跟领导汇报工作,大部分是心里没有足够的底气,准备工作没有做踏实。
8 u+ e. A. q& S- z- \采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法,前人都给你总结好了,直接拿来用就行:/ {1 g3 i. Y, X7 |5 G* B
1)可视化梳理,用“鱼骨图法”做汇报准备
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日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”,主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。
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% g `1 V- W3 C( y汇报之前,先拿出一张白纸,竖着画一条直线,在直线的上端,也就是鱼头位置写上项目名称;在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。
( K3 f; U5 N1 x% o中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力,反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。
; r) N& ~# i/ \3 u; b2)SMART管理,用“事件+数据+对比”汇报结果) ^( t2 A k& B: q3 m7 n
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在做完汇报准备后,重心就落在如何表述上,建议参照目标管理中的SMART原则去做汇报表述。$ x" S& j3 O" Y( K5 ~+ t! B# e
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# q7 N9 L! L% y' F对于已完成的工作,则采用“事件+数据+对比”的方式汇报,会更具成效。2 q, A3 }/ r) d' Y
“数据”:是指将工作结果以数据的形式量化,制成可视化的数据图表。( n L. B3 d7 c$ G( [
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也不用担心这种图表难做,直接套用模板,简单的拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表,可参考这个模板:4 C7 ?4 ]9 j, f: R1 J3 @
可视化仪表盘: y+ j- W9 [( G3 T2 _0 k
“对比”:汇报出彩的地方。当工作完成较好时,可以通过对比把工作成绩凸显出来,. y8 k( c, F* W* x+ d* o$ V# q
注意:对比时需要谨记,通常只做自我的同比和环比,或与公司的竞争对手去比,不要跟部门同事对比,一是容易招来同事猜疑和反感,二是容易让领导觉得你好胜心过强。 3)换位思考去共情,突出可行性解决方案# C& w* p8 f/ H6 ^9 @' L2 h4 u
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在工作汇报中,最大的难点是工作开展遇阻或无法按期完成时,直白汇报有被痛批的可能,故意不报又有隐瞒的嫌疑,拿捏好汇报的尺度就显得尤为重要。0 L# k( C0 \+ w) e/ D# Z+ A+ L
采用“描述+原因+解决方案”的汇报方式,是相对比较讨巧的。+ ]4 ~9 K; c2 v% o' p. S) \+ d
3 O2 d- `* c# X2 q) _* P) k- 首先要学会客观地去描述存在的问题,直击主要矛盾, e4 Q% C0 @0 S3 Q
- 进而剖析客观原因而非找借口5 g' b4 l% ~6 I3 l4 T5 l
- 最后尝试拿出解决问题的方案,至少是两个以上备选方案,哪怕其中有些方案会稍微逊色些
9 s" ~' c3 W7 P2 b0 v- Z6 y 需要给领导做选择题而非问答题,即便是最后方案并没有得到采用,也证明我们是想积极地解决问题,而不是推卸责任。
+ A+ ^5 `1 ]6 G0 m+ F8 @, U+ T! N02 划分任务优先级
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在划分任务优先级之前,还有一步需要做:评估对现有任务的影响面' U' x0 P s4 E' d4 J6 }
例如,领导给你布置一项新任务(在你既有任务之外的新增任务),可以这样回复:
' Z5 U9 p7 c# @& L U好的,领导,如果要做这个事情的话,我手头上的 A、B 两个方案设计任务都需要延期 4 天,而这两个都会导致某某项目进度整体延后 5 天,您看这怎么安排合适?
) h: G5 V6 a0 @$ j+ q当领导听到新承接任务,会对原有任务产生影响时,大概率会重新评估这次任务的时间和人选。2 F. ~ W c- p3 v2 u8 z9 h
1.学会判断任务优先级6 O/ l1 X1 e, y+ h& w) ?0 q; T
7 z$ o) G4 G) j0 n: L- Q职场中每天手头的工作都很多。其中既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的。因此需要按照重要程度和紧急程度区分好每天要做的事情:8 }# I! ]5 O& L; t8 h& X
a/ M- W: v/ V3 R; [3 m" A- 重要性【重要vs.不重要 】
+ U3 p9 @) V R5 K; S7 I% V# a! d - 紧迫性【紧急vs.不紧急】
; c- r; E8 p; v6 }( H4 S6 O 根据这两个维度把事情划分出4个象限,再将待办事项相应放入这4个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的!7 N- N1 u$ V q3 y0 L- ?, o5 ^" P
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; e1 u2 h( l/ g; i! e% _⚠️一个真实的提示:) u# u8 u" o/ z9 }. H1 d5 ^ ]- H+ R
给自己排布任务的时候,千万别把自己想成机器,随时都能平稳高效地工作。
- j; W, y) h, v6 F" E# q人会有情绪、会疲劳、会有各种意外的状况发生,因此一定要给自己安排好休闲和放松的时间。 2.做日/周工作计划并经常回顾
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, ?9 _7 i- w& n5 @% c: y将事情划分好重要程度后,制定个日/周工作计划,或者是正在进行的项目计划。 i, h% ]& p' q+ f" A9 [9 l
针对每一项工作或项目任务:详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的KPI等等……, C; c8 n8 I" e E" R, g0 a
这样方便定期回顾任务的状态,是待开始、进行中、延误还是取消。有利于自己针对不同情况采取下一步措施。5 Y, f1 K( A& H
做任务/项目管理最好的工具就是甘特图,可以用Excel做,也可以用现成的模板,按照自己习惯来即可:, E! ]/ K' a; C
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像我上面这个甘特图就是用的这个模板套出来的:甘特图-工作任务
1 v) d( C7 L3 |5 R% c0 u: f: ^$ e1 f注意:
Q: e2 Q6 [& s" a; Q* o7 D, I5 G制定工作计划的目的就是为了执行而不是为了做“面子工程”,制定计划后一定要落实。 当领导看到这份周报及甘特图时,其实就能了解到,你做了哪些任务。
6 S) V' B; E: S0 w8 J并且,他也可以通过周报,了解你的工作量情况,如果发现任务偏多时,后续再分配任务,也会有意识地和你沟通你手头的任务情况。
1 m0 @% H5 }1 Y以上,希望对你有所帮助,也可以将各位的经验分享在评论区,大家一起学习! |