汇报工作是职场人必修的一课! 分享一个方法:「电梯汇报术」。 F- g' g0 J, j
「电梯汇报术」是一种结构化思维,比如今天要介绍的是 PREP 的汇报结构:Position 观点、Reason 理由、Evidence 证据、Position 重复观点。* ]" \* P* c* x$ D9 R9 T
- v- f* o' J- c G M7 D+ J' K
- 必须让领导一开始就明白,你希望领导做什么?* U F3 u. c! T- R
- 站在一个决策者而不是执行者的角度上,哪些理由能直接帮助他做决策最重要的一点,简洁的表达源于单纯的心态。
2 L& o& p8 ` T0 k' g 十几年前,我还在银行当信贷员,为辖区内一家企业增加信贷额度。忙了一个月,好不容易把材料一路磕磕绊绊地送到了最重要的程序——市分行的贷审会。) i8 V8 b t* w! L, i
我和主任估计贷审会一次通过有难度,这家企业的情况非常复杂,光材料就有半尺高,所以打算在会前和分管信贷的副行业先做一次沟通。
% i! ~4 l i8 j9 m) n) i好不容易安排了时间,没想到那天分行忽然来了检查团,我们从上午一直等到贷审会开会之前,都没见到那位行长。
; a" _: S. {' v" x. S我都不抱希望了,可主任毕竟是老江湖,他让我等着,一个人跑到行长专用电梯前,刚好拦住了准备上楼的副行长。: |. K( ^9 _. ~+ l2 y
最后贷审会非常顺利,我相信是主任的这次「电梯汇报」起了很大作用,但他是怎么办到的呢?, p9 q7 d# {+ s% O, {
十多年以后,我看到了一个叫「电梯汇报术」的方法,才明白其中的奥妙。
1 x0 T0 ]( m6 d* B/ [8 d2 |' u, V' j1 O+ i& ? }" e/ ~. c
6 q) W9 x/ @4 Q, R
有时,你准备了上百页的屁屁踢,可临开会,领导却只有五分钟的时间在场,没他拍板,别人什么也决定不了。
8 \: a- N7 L) w1 ?( g( h有时候,你要汇报一件很重要的事,但领导却不这么认为,他觉得自己的时间很值钱,你的事只配给五分钟。
) G5 \4 _$ o! a H! X3 l& m有时候,你到客户那里去提报方案,刚好遇上了他们的大领导,可他只有五分钟的时间,你是一步步走流程,还是抓住这天降的五分钟呢?
! T* N6 }4 R4 I2 H' m, u/ T9 Z再比如,你在行业会议的茶歇认识了一个投资人,你能利用这短短的五分钟泡咖啡的时间,把项目说清楚,并争取一次正式见面的机会吗?
6 f: ]( `3 f6 k: [5 c麻省理工学院每年的创业大赛中,有一个环节就是「电梯汇报」,赢者可获 2 万美元奖金,因为上面这些,都是「电梯汇报术」可以帮助你的。$ R* B! ^2 ]; h% q2 Z7 [8 F" t' g
第一步:观点(Position)
5 s% t9 s7 ^5 U: ~
6 x1 }5 \. z C9 Y5 N就是首先用一两句话说清楚你想要得到的东西,包括:希望领导原则上同意、给预算、定时间、定下一步计划、或者尽快看看你的详细材料,等等。7 N' |! Q3 ^$ h- h) C5 v
请注意(敲黑板),很多人第一步就出了问题,不是「你做了什么」,而是「你希望领导做什么」。7 b0 P8 d' ~8 O1 t& i, E$ H6 ?
我们通常这样开头:& J* ~5 q7 S: t" X& F
「上周我见了一个客户,他 balabalabala」; i' U; R! D) s$ u' N4 [( A8 I
「这个月,我对 XX 市场进行了全面调研,走访了几十家客户,其中有 balabalabala」
6 ~9 [7 p# F' @4 j「我分析了近几个月的销售数据,发现 balabalabala」3 |% {: V% u. d& c7 u! r
没错,你为这个方案付出了一个月的努力,你有很多话想告诉领导,但这关他什么事呢?功劳要卖,但不是现在。; E/ s0 M5 y5 h* p2 ~& }: A
不是「我见了一个客户」,而是「有个客户希望见一下您」。
4 D1 |, s9 e7 s不是「我做了调研」,而是「想请您确认一下下一步的技术方案」。
/ h- c. K9 N7 N. K$ |4 e9 E不是「我分析了销售数据」,而是「我们必须把促销的时间提前」。
, `' Q9 i) _) G# O2 c! N为什么要这样开头?你知道很多领导忙到什么程度?会议开始之前,他还不知道会议的主题是什么。你必须让他一开始就明白,你希望他做什么?他才能围绕这一点,考虑你下面的内容。
9 H9 u! P' Z% h- x2 |6 J你想要领导做的事情,一般有三种:; \% |/ _- S, `& r
第一种是领导明确的动作(定方向、定预算、定时间、定下一步计划);
% l) f/ i0 [/ q第二种是领导原则上同意,可以继续进行下去;9 L6 ]. e; o9 o* F- ]* m1 @3 }6 w
第三种是领导重视并尽快看看你的详细材料或安排会议。" k( r V1 B, \' l
你想得到哪一样,取决于工作目前的进度,取决于领导的决策风格(授权型还是参与型),你必须有一个明确的判断,别指望领导帮你决定。
7 `0 ^. D: u f( }0 [请一定要盯着他的眼睛,用坚定、简短、直接的语言告诉他:「我需要得到您的……」7 o3 s7 _- o; G; X A1 G
不要怕这样做失礼,让领导尽快进入状况,节省他的时间,就是对他最大的尊重。; b0 s$ m* U7 O% m" j% X
+ V* ~# X& t7 ^: ?
9 x0 Q/ D$ R1 A% e" J4 _
第二步:理由(Reason)
- `) f9 I! Q6 P- ^4 m4 a. X! ?- _! A4 V5 O
接下来,你还有 4 分 30 秒?, Y" X0 B' x; u5 a+ f1 S: w, ~* d
不,你最多还有 2 分钟时间陈述你的理由,差不多是你平时讲三页 PPT 的时间。因为还得留 1 分多钟给领导提问。
/ ?) d5 ` q! A$ H你需要仔细分析你的汇报材料,凝结成不超过三个理由,然后试着用简洁而有力的语言表达出来。! i! p! x" g" ]- ]
简洁的表达在于强化重点,何为重点,又取决于你的汇报目标。试比较下面两种句式:
9 l9 f& u* \& _2 [" m& p使用 App 查看完整内容目前,该付费内容的完整版仅支持在 App 中查看
7 l2 \# L# P5 X* u- c: M |