这种事日常接待过程中简直太常见了好么。# o) K% K/ u2 o" a& C7 e
比如上级检查组下来检查,通知你说有三位领导,你派了一辆八座的商务车去接,到地方才发现除了三位领导,还有八位随员,每个也都是跟你们单位大领导差不多的级别,怎么办?
" ]& ~: T8 g: `) S Q8 K1 A/ _比如重要会议在你单位举行,每个参会人员都是行业大佬,前一天入会登记时只有30人要中午就餐,你就只定了50人的餐厅,结果会议时天降大雨大家中午都出不去,一下子有70位大佬涌进了餐厅,怎么办?9 q* _* V8 k% P* Z
再比如上级领导来检查样板模范,事先沟通三个样板里选一个来看,结果当天领导兴致大发,一口气把三个都看了,还要求再看几个,怎么办?* }, {1 F5 }9 N8 I) Q) E' U
所有活动中,最大的变数永远都是人,你可以提前充分沟通、做好预案、打足富裕,但永远都保不齐会有人突发奇想整点妖蛾子出来,而要解决这些问题,还是要靠人充分发挥主观能动性来解决。: d4 b- w9 f; v1 ^
三个原则:掌握主动,领导优先,对等接待。
: z. k# E6 R5 J8 ]; v首先要明白一点,不管来的领导级别多高,派头多大,他都是来者,你才是主人。在整个来访接待过程中,你必须要保证主动权始终在你手里。2 ^! ^/ y- u9 J2 ?
就比如题主所说的椅子不够的问题,既然椅子不够,那就在接待流程里去掉让领导们都坐下谈话的环节就好了。6 c3 h/ [1 Q! M" F4 N1 r V0 Y
一进门就告诉领导,我们这个办公室最大的亮点就是我们的双循环浸入式工作流程,请领导们跟我来,我带领导们现场体验一下我们的浸入式工作全过程。& v0 g. \& G' C1 P$ v
体验完了再告诉领导,我们办公楼上有一个公司发展历程的展史,里面还有某某大师的书法,上次某某领导人看了也说不错,咱们上去看看?+ n) T& Z& z0 [, z% I# W# u
等折腾这一圈下来,起码俩小时过去了。就算这时候领导们还是坚持要有一个坐下来访谈的环节,俩小时也足够你在周围的酒店或写字楼租一个会议室了,这时候完全可以请领导们先用个简餐,咱们下午会议室详谈。9 {5 A. H) G4 u9 `6 H5 X
嗯……要是俩小时加一中午你还是连一个会议室都搞不定,那只能证明你真的不太适合搞接待工作。
5 B' h/ c; U- v; u- ?( C但是,要是领导们很强硬,坚持一来就要坐下来谈话怎么办?
- n) v+ U; i/ G/ H! o& L: P那就得坚持领导优先的原则了。来了五个领导,一般情况下肯定不会一般大吧?就算职位一般大,也肯定得有个组长副组长吧?
% K) r8 ^' {+ y7 W2 j- T* I那就来访的组长坐一把椅子,自己这边再放一把椅子在组长对面,咱们这边条件有限,只能一个一个谈,要跟谁谈,谁来坐对面的椅子。
3 }1 _3 A: t! h. g: {) t$ o2 j这时候要是副组长只有一位或者两位,可以请副组长在旁边陪坐,剩下的成员当然是被接待人员拉到一边“你看我们这公司绿化做的还是不错的”或者“听说您是建筑专业出身的,还得请给我们这新单位的建筑风格提提意见”
" M1 F3 z5 U& Q! J: H; P要是其余几位都是副组长,那就把剩下的两把椅子也撤了,办公室就留两把椅子,要是领导坚持要集体谈话,那甚至就只留领导坐的一把椅子就行,其他人都得站着。
* V7 R7 |: _" c大家留心的可以看看新闻联播,***有时候去基层调研的时候就是这样只有一把椅子的摆法。
* V7 y4 v2 h4 Z: d7 }3 E; T8 @但这个时候需要注意的就是一定要坚持对等接待的原则。' \$ F. z: G( I, R8 ?
一个就是千万不能搞特殊,什么年纪大了什么妇女同志实在不行可以扶到其他房间去休息,但是大领导待的房间就只能有一把椅子。
; v m/ ?7 r' O( }0 J0 Q; b( u二是自己这边的领导一定要全程对等,其他领导们站着我也得站着,其他领导们饿着我也得饿着,有难同担有苦同受,绝不让其他人觉得受了冷落。
( `! O4 v9 Z( B* s n像我开头举得那几个例子,第一个就是让那个八座的商务只拉了三位领导走,然后单位的大领导跟一票副职陪着其他人一起在路边打车,现在打车软件也都方便,十来分钟调了五六辆车过去给分批拉走了,大领导就一直站在路边陪着最后一个人上车才走。这算是沟通不畅引起的,前期沟通的人挨了批评,但现场接待是没有问题的。
7 c6 Z8 |' _( h$ {( w5 h( [第二个例子就是先保证主要领导能吃上饭,然后其他位置开流水席,先来先吃,吃饱就走,会议承办方的大领导亲自挽着袖子在餐厅门口给大家发面包跟水果等会议餐点让大家先垫垫,坚持到最后一个人吃完才进去吃饭,反正天公不作美大家也都理解。
$ L% S% [2 Z4 }/ ]3 Y第三个例子则跟题主的这个椅子问题神似,都是客观条件完全不具备的情况下掌握主动重新设计流程来解决问题的。4 e, C8 i$ {$ ]5 g7 m
当时领导提出要再看几个后,接待方马上提出就在这个样板示范学校里还有两位受过高级领导人接见的特级教师正在上某某示范课,大家可以去课堂看看,实地走访一下。刚好这个上级领导本职工作就分管着某某课,于是兴致大发说那就去听听课。一节课听下来,时间也就差不多了,于是很满意的打道回府。 |